Passer un coup de fil en anglais sans stress

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Appeler en anglais fait souvent partie des situations les plus stressantes, même pour des personnes à l’aise dans d'autres situations. Dans cet article, découvrez comment vous préparer efficacement et réduire la pression pour réussir vos appels professionnels ou personnels… sans paniquer au moment de décrocher.

Among the most intimidating things one can do in a foreign language, making a phone call is certainly towards the top of the list. Even in our first language we can sometimes get nervous when making an important call – like calling your boss’s boss to ask for a raise. But thankfully there are things you can do to relieve your stress and prepare a successful call.

If the thought of speaking English on the phone makes you tremble, your usual tendency is to opt for text messages or emails. But today, you know that a text message won’t suffice – the reason for the call is too important. You’ll have to pick up the phone and make the call.

Get ready to get ready

Preparation is definitely the most important element in order to have a successful phone call. To prepare, grab some paper and a pen. For a typical call, you don’t need more than 5 minutes to prepare. Write on your piece of paper (in English of course!) why you’re calling and what results you can expect. Then, write the different possible responses you might get. Your notes might look like this:

I’m calling from Industrial Services

I would like to make a change to order No. 56871

Results:

Possible – ok, can we make the change by phone?

Not possible – ok, do you accept returns? Can I place a second order? What do you suggest?

It may also be useful to have other information in front of you, like important numbers, your schedule, a website, etc. At this moment you must absolutely not back down thinking “I don’t feel ready, I’ll do it later…” You’re not going to be any more prepared later, and if you wait, you’ll feel even more stressed.

Now, you’re going to rehearse your first sentences out loud a few times. You can make an effort to say them slowly and clearly. For example, “Hello, my name is Phillip Meade. I’m calling from Industrial Services about a current order. Can I speak to the person in charge of orders?” You’re going to imagine that the call has gone well and you’re now at the end of the conversation, and you’re going to practice finishing the conversation, “Thank you very much for your help. Have a good day.” Now that everything is clear and fresh in your mind, you dial the number.

If you have problems…

Generally, if you’ve prepared the phone call, the person answering will understand you. What’s more difficult is if you don’t understand their answer. If the other person speaks too quickly or too long and you’re not able to understand, you’ve got two solutions. Either you wait for a pause, or even interrupt, and say for example “I’m sorry, English is difficult for me. Can you please repeat very slowly?” Or the other solution is to repeat what you’ve understood (or what you imagine the person said), and then ask them if it’s correct. For example, “I understand that it’s not possible to change an order. Is that correct?”

Your first call in English may give you butterflies in the stomach. But the more you do it, the less scary it becomes. In time you’ll develop confidence, and communication will become easier. 99 per cent of the time, people will understand that you’re not totally comfortable in English, and be friendly and adapt. If they’re not a native English speaker, they certainly know how difficult it can be, and will probably do their best to make communication clear. Plus, even if your English isn’t perfect, people will respect your initiative and courage. There’s also a little advantage if you call the same number more than once: thanks to your accent the person will probably remember you (this happens to me ALL the time in French!) This will make communication easier and the person will go back into “easy English” mode.

Here are a few useful expressions for telephoning in English:

· Hello, this is ___ speaking.

· Could I speak to ___, please?

· I’m calling about…

· Could you repeat that, please?

· I didn’t catch that.

· Can you speak a little more slowly?

· One moment, please. I’ll check.

· Can I put you on hold for a moment?

· Can I leave a message?

· Could you ask ___ to call me back?

· Thanks for your help.

· Have a nice day. Goodbye.

Would you like to do some role plays to practice making calls in English? Don’t hesitate to contact me to schedule a session.

Parmi les défis les plus intimidants en langue étrangère, faire un appel téléphonique est certainement vers le haut de cette liste. Même parfois dans notre langue maternel, ça peut donner le vertige – pensez à appeler votre big boss pour demander une augmentation de salaire. Mais heureusement, il y a des choses qu’on peut faire pour adoucir le stress et se mettre en forme pour réussir l’appel.

Si passer un coup de fil en anglais vous fait trembler, vous avez certainement opté pour un SMS ou un mail dans le passé. Mais aujourd’hui, vous savez qu’un SMS ne va pas le faire, la raison pour l’appel est trop importante, donc il faut prendre le téléphone en main et parler.

Se préparer de se préparer

La préparation est l’étape le plus important pour réussir un appel. Pour préparer un appel, munissez-vous du papier et stylo. Pour un appel typique, on n’a pas besoin de plus de 5 minutes pour préparer. Notez sur votre papier en anglais : pourquoi vous appelez et quels résultats vous attendez. Vous allez ensuite noter des différentes réponses possibles de votre interlocuteur. Vos notes pourraient ressembler à cela :

I’m calling from Industrial Services

I would like to make a change to order No. 56871

Results:

Possible – ok, can we make the change by phone?

Not possible – ok, do you accept returns? Can I place a second order? What do you suggest?

Il pourrait être également utile d’avoir d’autres informations devant vous comme des chiffres importants, votre agenda, un site web ouvert, etc. A ce moment la, Il ne faut absolument pas se dire « Je ne me sens pas prêt, je vais passer l’appel tout à l’heure. » Vous n’allez pas être plus préparé tout à l’heure, et si vous attendez ça va monter la pression encore.

Maintenant, vous allez vous répéter à haute vois vos premières phrases quelques fois. Vous pouvez faire un effort de les dire lentement et clairement. Par exemple : Hello, my name is Phillip Meade. I’m calling from Industrial Services about a current order. Can I speak to the person in charge of orders? Vous allez imaginer que l’appel s’est bien passé, et vous êtes à fin de la conversation, et vous vous entrainez à terminer la conversation : Thank you very much for your help. Have a good day.

Maintenant, tout est clair et frais dans votre tête et frais, et vous tapez le numéro !

Si vous rencontrez des problèmes…
De regle generale, si vous avez préparé l’appel, l’interlocuteur va vous comprendre. Le plus difficile, c’est si vous ne comprenez pas sa réponse. Si la personne parle trop rapidement ou trop long, et vous n’arrivez pas à comprendre, il y a deux solutions. Soit vous attendez une pause ou vous pouvez même le coupez, et vous lui dit par exemple : I’m sorry, English is difficult for me. Can you please repeat very slowly ? La deuxième consiste à répéter ce que vous avez compris (ou ce que vous pourriez imaginer qu’il a dit), et puis demander si c’est juste. Par exemple : I understand that it’s not possible to change an order. Is that correct?

Votre premier appel peut donner du vertige, mais plus on fait, moins ça fait peur, et plus on développe son confiance et facilité de communication. 99 pour cent du temps, les gens comprennent que vous n’est pas complètement à l’aise en anglais, et ils s’adaptent et sont gentil. S’ils ne sont pas anglophone natifs, ils savent déjà comment ça peut être difficile, et ils font encore plus attention. En plus, même si votre communication n’est pas parfait, les gens respect l’initiative et courage. Il y a aussi un petit avantage si vous rappelez le même numéro à plusieurs reprises : grâce à votre accent étranger le secrétaire va se rappeler de vous (ça m’arrive TOUT le temps !). Ca facilite la communication, et l’interlocuteur se remet automatiquement en mode « anglais facile ».

Voici quelques expressions utiles pour téléphoner en anglais :